Dla wielu polskich firm pierwsze zapytanie ofertowe z Niemiec, Austrii czy Szwajcarii to powód do dumy. To znak, że ktoś nas zauważył, że potencjalny klient rozważa współpracę. Jednak doświadczenie pokazuje jedno: samo RFQ jeszcze niczego nie gwarantuje. W wielu przypadkach oferta nowego dostawcy służy kupcowi tylko jako benchmark cenowy – narzędzie do wynegocjowania lepszych warunków u obecnego partnera.

W eksporcie liczy się nie to, ile ofert wyślesz – tylko ile z nich zamienia się w próbne zamówienia, a potem w długoterminowe kontrakty. Nasz team ha-va.com przejmuje operacyjną pracę, by polska firma nie tylko zbierała RFQ, ale faktycznie przechodziła przez proces shortlista -> pilot -> stała współpraca. Dopiero wtedy zaczyna się prawdziwy biznes.

RFQ nie zawsze oznacza realne zainteresowanie współpracą. Często ma inne funkcje:

• Benchmark cenowy – kupiec sprawdza, jak dotychczasowy dostawca „reaguje na konkurencyjny rynek”, i używa Twojej oferty jako argumentu do negocjacji.
• Wymóg formalny – w dużych firmach proces zakupowy nakazuje zebranie kilku ofert, nawet jeśli decyzja o przedłużeniu współpracy z dotychczasowym dostawcą zapadła wcześniej.
• Badanie rynku – kupiec chce wiedzieć, jakie są możliwości, technologie i ceny, zanim podejmie decyzję o nowym projekcie.
• Plan B – firma szuka potencjalnych alternatyw, ale na razie nie planuje zmiany dostawcy.

W efekcie część RFQ to gra pozorów – może rozbudzać wielkie nadzieje, a w praktyce może skończyć się ciszą. Podobnie jest w Polsce – są firmy, które tylko pytają, nawet prosząc o wycenę – a kiedy ją otrzymają, milkną.

Podobnie jak w Polsce – najlepiej skontaktować się z „pytającym” i szczegółowo wypytać o potencjalny przedmiot zapytania ofertowego. Zawsze jest to sposób nawiązania relacji biznesowej. Z naszego doświadczenia, zaangażowanie „pytającego” może świadczyć o jego szczerych intencjach współpracy z polską firmą:

• Kupiec pyta o szczegóły techniczne, wymogi jakościowe i certyfikaty – a nie tylko o cenę.
• Interesuje się czasem realizacji, warunkami gwarancji i serwisem.
• Pyta o doświadczenie w danej branży, referencje i case studies.
• Zaprasza do vendor list albo informuje o procedurze kwalifikacyjnej.

RFQ ograniczone do „proszę o cenę i termin” najczęściej oznacza czysto porównawcze zapytanie – jest próbą zebrania informacji z rynku.

Jednak nawet w takiej sytuacji – nie obrażać się i nie rezygnować. Każdy kontakt to okazja do nauki i do budowania relacji. Nawet jeśli oferta posłużyła do negocjacji z kimś innym, kupiec już Cię zna, a przy kolejnym projekcie może wrócić.

Warto:

• przygotować ofertę profesjonalnie, z pełnym pakietem dokumentów (specyfikacje, certyfikaty, warunki handlowe),
• zadawać pytania o procedurę zakupową i kolejne etapy,
• dbać o follow-up i utrzymywać kontakt, nawet jeśli tym razem nic nie wyszło.

Nasze doświadczenie potwierdza, że eksport do Niemiec, w ogóle na rynki DACH – wymaga cierpliwości. Proces od pierwszego RFQ do regularnych zamówień trwa zwykle 9-18 miesięcy.

W tym czasie bardzo często musisz przejść przez:

• wpisanie na vendor list,
• testowe zamówienia o małej wartości,
• audyty jakościowe i formalne,
• negocjacje warunków ramowych.

To normalne – i właśnie dlatego warto mierzyć postępy realistycznie, a nie opierać się na samych liczbach RFQ. Zapytanie jest tylko zapytaniem – i szansą nawiązania kontaktu z „przedstawicielem firmy” i zrobienia dobrego wrażenia. W Polsce, ten proces wygląda wręcz identycznie.

Źródło: ha-va.com – Sprzedajemy do Niemiec i Austrii w imieniu Twojej firmy